Benötigt die öffentliche Verwaltung ein Tax Compliance Management System?

Bestandteile eines wirksamen Systems

Ja, denn steuerliche Haftungsrisiken sind auch in der Verwaltung nicht ausgeschlossen!

Die Einhaltung von Gesetzen und internen Regeln (Compliance) stellt auch die öffentliche Hand vor große Herausforderungen. Compliance-Verstöße werden strafrechtlich verfolgt und bergen erhebliche Haftungsrisiken für gesetzliche Vertreter bis hin zur Kündigung. Auch das Steuerrecht ist ein Gebiet mit erheblichen Compliance-Risiken und zwar nicht nur für Unternehmen, sondern auch für die öffentliche Hand.

Die europäische Mehrwertsteuersystemrichtlinie und die Liberalisierung vieler, früher rein öffentlicher Tätigkeiten führen dazu, dass auch die öffentliche Hand zum Steuerpflichtigen wird. Öffentliche Einrichtungen nehmen immer mehr Aufgaben in Bereichen war, in denen die Privatwirtschaft aktiv ist. Nach dem Grundsatz der steuerlichen Gleichheit hat die öffentliche Hand für diese Leistungen die gleichen steuerlichen Lasten zu tragen hat, wie die Betriebe der Privatwirtschaft. Dies betrifft Kommunen, Bundes- und Landesbehörden ebenso wie Körperschaften, Anstalten oder Stiftungen des öffentlichen Rechts.

Für den Zweck der Besteuerung werden sogenannte Betriebe gewerblicher Art gebildet, die der Umsatzsteuer- und Ertragsteuer unterliegen. Ab 2021 werden sich aufgrund des neuen Umsatzsteuerrechts für juristische Personen öffentlichen Rechts die umsatzsteuerlich relevanten Bereiche wesentlich erweitern. Daneben sind besondere Steuererhebungen, wie Bauabzugsteuer, Quellensteuer oder innergemeinschaftliche Erwerbe u.v.a., auch von der öffentlichen Hand zu beachten. Die Steuererklärungspflichten der öffentlichen Verwaltung steigen also weiter.

 

Risiko Steuererklärungen

Die verspätete, unrichtige oder unvollständige Einreichung von Steuererklärungen kann erhebliche finanzielle Risiken bergen und darüber hinaus strafrechtliche Konsequenzen für gesetzliche Vertreter und Beschäftigte nach sich ziehen. Dies gilt für alle Steuerpflichtigen, für Unternehmen und Privatpersonen ebenso wie für öffentliche Einrichtungen.

Aber besonders öffentlichen Einrichtungen fällt es schwer vollständige Steuererklärungen abzugeben. Die Beschäftigten in der Verwaltung sind in der Regel noch nicht für steuerliche Themen sensibilisiert. Zudem ist es nicht leicht steuerrelvante Leistungen und Hoheits-Bereich von einander abzugrenzen. Beschäftigte müssen auch in großen Strukturen steuerlich relevante Sachverhalte als solche erkennen und an die zuständige Abteilung weiterleiten. Häufig sind die Verwaltungsabläufe nicht für steuerlich relevante Sachverhalte ausgestaltet. Auch Fehler bei der Beurteilung steuerlicher Sachverhalte sind nicht auszuschließen. Damit kann die Abgabe unvollständiger Steuererklärungen durch die Verwaltung nie ganz ausgeschlossen werden. Dabei liegen die steuerlichen Risiken nicht nur in der Umsatzsteuer oder in der Ertragsteuer, sondern auch in der Lohnsteuer, der Grundsteuer, verschiedenen Quellensteuern oder der Künstlersozialabgabe.

Tax Compliance macht auch vor der öffentlichen Hand nicht halt

Steuerliche Haftungsrisiken in der öffentlichen Verwaltung vermeiden

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Tax Compliance System verringert das strafrechtliche Risiko

Die Finanzverwaltung geht vermehrt dazu über, bloße Berichtigungen von Steuererklärungen (§ 153 Abgabenordnung) als Selbstanzeige (§ 371 Abgabenordnung) zu werten. Das heißt, sie „unterstellt“ häufiger eine vorsätzliche Steuerhinterziehung oder zumindest eine grob fahrlässige Steuerverkürzung. Damit wird aus einer vermeintlichen bloßen Berichtigung von ungewollten Fehlern ein strafrechtliches Risiko.

Im Mai 2016 nimmt die Finanzverwaltung zur Abgrenzung zwischen Berichtigungspflicht und Selbstanzeige unter anderem wie folgt Stellung:

„Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung des jeweiligen Einzelfalls.“

Danach kann nach Auffassung der Finanzverwaltung bei Vorliegen eines funktionierenden internen Kontrollsystems für Steuern ein Organisationsversagen in der Regel ausgeschlossen werden. Dies ist wichtig, denn der gesetzliche Vertreter haftet auch, wenn er notwendige Maßnahmen unterlassen hat, um steuerliche Rechtsverstöße zu verhindern. Personelle und finanzielle Haftungsrisiken lassen sich somit durch das Vorliegen eines konzeptionell überzeugenden Internes Kontrollsystem Steuern, dem sogenannten Tax Compliance Management System, reduzieren.

Aus diesem Grund sollte auch die öffentliche Verwaltung beginnen Tax Compliance Management Systeme einzurichten und zu leben. Der Zeitpunkt ist jetzt günstig, erfordert doch die Umstellung auf das neue Umsatzsteuergesetz eine steuerliche Neubewertung aller Einnahmen und eine Neuorganisation vieler Teilprozesse. Damit bleibt die Frage, wie ein derartiges System ausgestaltet werden kann.

 

Anforderungen an ein wirksames Tax Compliance Management System

Relativ zeitgleich mit den Verlautbarungen der Finanzverwaltung hat das Institut Deutscher Wirtschaftsprüfer (IDW) einen Prüfungsstandard heraus gegeben, den PS 980 “Grundsätze ordnungsmäßiger Prüfung von Tax Compliance Management Systemen“. Dieser zeigt dem Berufsstand der Wirtschaftsprüfer unter andere, auf, welche Anforderungen an ein wirksames Tax Compliance Management System zu stellen sind und welche Bestandteile ein Wirtschaftsprüfer mindestens vorfinden muss, um die Ordnungsmäßigkeit eines derartigen Systems bestätigen zu können.

Auch ein Tax Compliance Management System in der öffentlichen Verwaltung sollte diese Vorgaben des IDW berücksichtigen, um effektiv und effizient zu sein. Es sollte nur so viel wie nötig regeln, aber so praktikabel wie möglich sein. Mit der Orientierung am IDW PS 980 erfüllt es auch die Anforderungen der Finanzverwaltung. Es ist deshalb zu empfehlen die Bestandteile eines Tax Compliance Management Systems nach IDW PS 980  zu implementieren.Die Bestandteile finden Sie hier.

Für alle Bestandteile des Tax Compliance Management Systems sind eine ausreichende Dokumentation und systematische Kontrollen unerlässlich.

Resüme

Sicher nehmen Steuerthemen in der öffentlichen Verwaltung nur einen kleinen Raum ein. Umso größer erscheinen die Herausforderungen bei der Einführung eines Tax Compliance Management Systems. Die Vorteile sind jedoch klar ersichtlich. Persönliche und finanzielle Haftungsrisiken lassen sich deutlich verringern. Zudem bietet sich jetzt die Chance, dass ein wirksames Kontrollsystem Steuern mit der Umsetzung des neuen Umsatzsteuergesetzes verbunden wird.

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Silvia Michel

Partnerin, Head of Public Sector
Wirtschaftsprüferin, Steuerberaterin

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