Bisher galten bei elektronischen Rechnungen für einen Vorsteuerabzug verpflichtende Anforderungen an die technischen Verfahren: Neben einer Übertragung mit qualifizierter elektronischer Signatur war lediglich das EDI-Verfahren anerkannt. Jetzt sollen im Umsatzsteuerrecht elektronische Rechnungen mit Papierrechnungen gleichgestellt werden. Für elektronische Rechnungen werden daher künftig auch andere Verfahren zugelassen sein, die die Echtheit der Rechnungsherkunft (Authentizität), die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (Integrität) und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten. Dabei dürfen aber insbesondere die schon heute bestehenden Anforderungen an elektronische Belege, die sich aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützer Buchführungssysteme (GoBS) und aus den Datenzugriffsrechten der Finanzverwaltung (GDPdU) ergeben, nicht vergessen werden.

Zunehmend werden Rechnungen auf elektronischem Weg übermittelt - man denke typischerweise an die Rechnungen von Telefongesellschaften. Häufig handelt es sich hierbei um eine Übermittlung per E-Mail mit einem pdf-Anhang. Der Empfänger druckt die erhaltene Rechnung aus und bewahrt diese ggf. auf. Solange aus dieser Rechnung kein Vorsteuerabzug geltend gemacht wird, bestehen aus umsatzsteuerlicher Sicht gegen diese Verfahrensweise keinerlei Bedenken. Wird hingegen ein Vorsteuerabzug begehrt, steht dieser dem Leistungsempfänger hier nach der derzeit geltenden Rechtslage nicht zu.

September 2011

Nachdem im Vermittlungsausschuss eine Einigung über das Steuervereinfachungsgesetz 2011 erzielt werden konnte, haben Bundestag und Bundesrat das Gesetz am 23. September 2011 endgültig beschlossen. Hinsichtlich der elektronischen Rechnung ist die beschlossene Gesetzesfassung gegenüber dem Entwurf der Bundesregierung unverändert geblieben.

Damit können die vorgestellten Regelungen für den "Dritten Weg" wie ursprünglich vorgesehen seit dem 1. Juli 2011 angewandt werden und Rechnungen können auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs elektronisch, z. B. als pdf-Anhang einer E-Mail, übermittelt werden. Soll dieser Weg genutzt werden, darf aber insbesondere nicht übersehen werden, dass durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren die Authentizität und Integrität der Rechnungen gewährleistet sein müssen.

Geltende Anforderungen an Rechnungen

Nicht nur an die Inhalte von Rechnungen, mit denen ein Unternehmer über die von ihm erbrachten Leistungen abzurechnen hat, werden hohe formale Anforderungen durch das Umsatzsteuerrecht gestellt.

Da bei elektronischen Rechnungen im Vergleich zu Papierrechnungen eine höhere Gefahr der Manipulation vermutet wird, werden im Fall von elektronischen Rechnungen über die formalen Anforderungen hinaus hohe Anforderungen an die Echtheit ihrer Herkunft (= Sicherheit der Identität des Rechnungsabsenders bzw. Authentizität) und die Unversehrtheit ihres Inhalts (= Unverfälschbarkeit der übertragenen Daten bzw. Integrität) gestellt. Diese können nach den derzeit geltenden Regelungen ausschließlich auf zwei Arten gewährleistet werden: durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI). Im Fall der Anwendung des EDI-Verfahrens wird zusätzlich gefordert, dass die Parteien hierüber eine schriftliche Vereinbarung schließen, in der Verfahren vorgesehen sind, die die Authentizität und Integrität gewährleisten.

Nur wenn alle Anforderungen erfüllt werden, steht dem Leistungsempfänger ein Vorsteuerabzug zu.

Risiko: Verlust des Vorsteuerabzugs

Es besteht das große Risiko, dass der Vorsteuerabzug auch noch Jahre nach der Rechnungserteilung durch die Finanzbehörde versagt werden kann: Wird beispielsweise im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung festgestellt, dass im Fall einer elektronischen Rechnung weder eine qualifizierte elektronische Signatur noch das EDI-Verfahren (richtig) angewandt wurde, steht dem Rechnungsempfänger ein Vorsteuerabzug nicht zu und die Finanzverwaltung wird einen bereits geltend gemachten Vorsteuerabzug rückwirkend versagen. Hieraus können – neben Zinsbelastungen – erhebliche Nachteile entstehen, sollte beispielsweise der ursprüngliche Rechnungsaussteller zwischenzeitlich nicht mehr existieren. In diesem Fall besteht keine Möglichkeit mehr, im Nachhinein eine Papierrechnung anzufordern, die einen Vorsteuerabzug nachträglich wieder eröffnen kann.

Der eingangs genannte Weg der Rechnungsübermittlung im pdf-Format per E-mail ohne qualifizierte elektronische Signatur erfüllt danach nicht die derzeit geltenden umsatz-steuerrechtlichen Vorgaben für das Vorliegen einer elektronischen Rechnung mit Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Eine Papierrechnung liegt aber ebenfalls nicht vor - zu einer solchen wird eine pdf-Rechnung auch nicht durch Ausdruck, da diese ja vom Rechnungsaussteller gerade nicht in Papierform, sondern auf elektronischem Weg übermittelt wurde! Ein Vorsteuerabzug ist damit aus einer solchen Rechnung nicht möglich.

Vorgabe aus der EU: Eröffnung des „Dritten Weges“

Vor dem Hintergrund der technologischen Entwicklungen und dem erklärten Ziel, bis zum Jahr 2020 möglichst alle Rechnungen auf elektronischem Weg zu übermitteln, hat der Rat der Europäischen Union im letzten Jahr mit der Richtlinie 2010/45/EU die sog. Mehrwertsteuersystemrichtlinie geändert.

Danach werden nunmehr die bisher zwingend anzuwendenden technischen Verfahren der qualifizierten elektronischen Signatur bzw. des EDI-Verfahrens nur noch als Beispielsfälle eines elektronischen Rechnungsaustauschs genannt. Daneben wird der sog. „Dritte Weg“ eröffnet: Der Unternehmer kann auch andere Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen wählen, die die Authentizität und die Integrität gewährleisten.

Sämtliche EU-Länder sind verpflichtet, diese Regelung bis 31.12.2012 in nationales Recht umzusetzen.

Umsetzung im deutschen Umsatzsteuerrecht

Es ist beabsichtigt, diese EU-Vorgabe mit Wirkung ab dem 01. Juli 2011, d.h. für sämtliche nach dem 30. Juni 2011 ausgeführten Umsätze, in das deutsche Umsatzsteuerrecht umzusetzen. Nach dem entsprechenden Gesetzesentwurf berechtigen dann auch elektronische Rechnungen, die z.B. im pdf-Format als Email-Anhang übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug, ohne dass es einer Signatur bedarf.

Dies lässt auf Vereinfachung hoffen, wäre da nicht die zusätzliche – durch eine entsprechende EU-Vorgabe „abgesicherte“ - gesetzliche Anforderung, dass der Unter-nehmer durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen muss. Was sind ein solches Kontrollverfahren und ein solcher Prüfpfad?

Hierzu und zu weiteren Fragen hat das Bundesministerium der Finanzen bereits im Vorgriff auf die geplante gesetzliche Regelung mit Schreiben vom 18. April 2011 einen ersten Frage-Antwort-Katalog erstellt, der derzeit im Wesentlichen die Hinweise aus der Gesetzesbegründung übernimmt. Danach muss das interne Kontrollverfahren vor allem gewährleisten, dass ein Abgleich der Rechnung mit Bestellung, Auftrag oder Vertrag und ggf. Lieferschein erfolgt. Eine Zertifizierung von innerbetrieblichen Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen, durch die Finanzverwaltung wird es nicht geben.

Zudem darf nicht übersehen werden, dass die Lesbarkeit der elektronischen Rechnung für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist von in der Regel 10 Jahren sicherzustellen ist.

Nicht zu vergessen: GoBS und GDPdU

Schließlich ist die elektronische Rechnung nur ein Baustein in einem großen Workflow, beginnend mit einer Anfrage nach einer Leistung bis hin zu der Abbildung des Geschäftsvorfalls in der Buchhaltung. Unabhängig davon, ob eine elektronische Rechnung die umsatzsteuerlichen Vorgaben mit der Berechtigung zum Vorsteuerabzug erfüllt, handelt es sich um einen Bestandteil in einem DV-gestützten Buchführungssystem, für den die bereits erwähnten GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) zu beachten sind. Danach sind vielfältige Vorgaben zu erfüllen, beispielhaft sei hier auf das Interne Kontrollsystem, die Verfahrensdokumentation, die Datensicherheit und die Anforderungen an die Archivierung hingewiesen. Danach gilt insbesondere: Elektronisch empfangene Daten sind elektronisch aufzubewahren!

Fazit

Die Reduzierung der Anforderungen an elektronische Rechnungen für den Vorsteuerabzug ist sehr zu begrüßen.

Erhöhtes Augenmerk muss aber auf das in diesem Zusammenhang geforderte innerbetriebliche Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herzustellen hat, gelegt werden. Kontrollverfahren und Prüfpfad müssen auch noch nach Jahren im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung der Finanzverwaltung dargelegt werden können. Ebenso müssen elektronische Rechnungen lesbar gemacht werden können. Dies gilt auch und insbesondere, wenn in dem gesetzlich geforderten Aufbewahrungszeitraum das DV-System - und damit ggf. auch das Archivierungssystem - Änderungen erfahren sollte.

Aus diesem Grund sollte keine überstürzte Anwendung des „Dritten Wegs“ ab dem 01. Juli 2011 erfolgen. Insbesondere reicht es auch ab dem 01. Juli 2011 für einen Vorsteuerabzug nicht aus, per Email erhaltene pdf-Rechnungen lediglich auszudrucken und diese Ausdrucke aufzubewahren. Hier sollte zunächst weiterhin eine Papierrechnung gefordert werden.

TRINAVIS informierte im Juni genauer über den Fortgang des Gesetzgebungsverfahrens durch das Mittelstandsseminar  „Elektronische Rechnung“.  Genauere Informationen zu dieser Veranstaltung sind auf unserer Website unter Aktuelles/Veranstaltungen bereitgestellt.